Na czym polega poświadczenie podpisu
Poświadczenie własnoręczności podpisu to czynność, w której notariusz stwierdza, że dana osoba złożyła podpis w jego obecności albo uznała widniejący już podpis za własnoręczny (art. 96 Prawa o notariacie). Notariusz ustala przy tym tożsamość podpisującego na podstawie ważnego dokumentu tożsamości. Sam nie bada treści dokumentu ani jego skutków prawnych — potwierdza wyłącznie, kto i że podpisał.
Czemu służy ta instytucja
Poświadczenie podpisu ma dać pewność co do osoby składającej oświadczenie i wzmocnić bezpieczeństwo obrotu prawnego. W praktyce chodzi o to, aby:
- ustalić tożsamość osoby, która podpisała dokument — notariusz weryfikuje ją urzędowo;
- przypisać podpis do konkretnej osoby — później trudno skutecznie zaprzeczyć, że to jej podpis;
- zabezpieczyć obrót przed podrobieniem podpisu i podważaniem autentyczności dokumentu;
- spełnić wymóg formy szczególnej — tam, gdzie ustawa żąda „formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym”, bez potrzeby droższego aktu notarialnego.
Poświadczenie dotyczy samego podpisu, a nie treści dokumentu. Za treść i skutki odpowiadają jego strony — inaczej niż przy akcie notarialnym, który notariusz redaguje i za który odpowiada.
Jakie czynności wymagają poświadczenia podpisu
Najczęstsze sprawy, w których potrzebny jest podpis notarialnie poświadczony:
- zbycie udziałów w spółce z o.o. (sprzedaż lub darowizna udziałów) — forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 Kodeksu spółek handlowych);
- sprzedaż lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa oraz ustanowienie na nim użytkowania — art. 751 k.c. (gdy w skład wchodzi nieruchomość — konieczny akt notarialny);
- pełnomocnictwo do czynności, dla której przepisy wymagają takiej formy;
- dokumenty i wnioski do rejestrów (KRS, rejestry sądowe) — gdy poświadczenia wymaga przepis lub sąd;
- wzór podpisu składany np. na potrzeby reprezentacji lub instytucji;
- dokumenty przeznaczone za granicę — poświadczenie podpisu bywa etapem przed apostille lub legalizacją.
Jak przebiega
Wystarczy stawić się z ważnym dokumentem tożsamości i podpisać dokument w obecności notariusza albo uznać złożony wcześniej podpis za własny. Notariusz sporządza klauzulę poświadczenia i wpisuje czynność do repertorium. Koszt wynika z rozporządzenia o taksie notarialnej — orientacyjnie na stronie Cennik.
Zobacz też: Czynności — spółki · Umowa z datą pewną · Dokumenty i druki · Kontakt.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji (3 września, 2026).