Czym jest apostille
Apostille to klauzula, dzięki której polski dokument urzędowy jest uznawany w innym państwie będącym stroną konwencji haskiej z 1961 r. (znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych). Potwierdza ona autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz tożsamość pieczęci lub stempla — nie przesądza natomiast o prawdziwości treści dokumentu ani o skuteczności samej czynności za granicą. W obrocie między państwami-stronami apostille zastępuje pełną legalizację konsularną.
Do czego jest potrzebna
Apostille stosuje się, gdy polski dokument urzędowy ma być użyty za granicą — na przykład:
- wypisy aktów i poświadczenia notarialne (np. pełnomocnictwo do użycia za granicą),
- akty stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu),
- dokumenty sądowe,
- dyplomy i dokumenty o wykształceniu.
Jak ją uzyskać w Polsce
Apostille wydają wyznaczone organy — zależnie od rodzaju dokumentu:
- dokumenty notarialne i sądowe — apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Referat ds. Legalizacji), ale najpierw dokument trzeba poświadczyć we właściwym miejscowo sądzie okręgowym (prezes sądu okręgowego właściwego dla siedziby kancelarii uwierzytelnia podpis i pieczęć notariusza),
- dyplomy i dokumenty oświatowe — odrębne organy (np. NAWA, kurator oświaty).
Apostille wydawane jest w formie papierowej naklejki na oryginale — polska procedura nie przewiduje „e-Apostille”; klauzuli nie nadaje się na kopiach, skanach ani wydrukach z ePUAP. Opłata w MSZ wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument (odrębnie pobierana jest opłata skarbowa za uwierzytelnienie w sądzie okręgowym). Do dokumentu często dołącza się tłumaczenie przysięgłe na język kraju docelowego.
Sprawdź, czy kraj docelowy jest stroną konwencji haskiej. Jeśli nie — zwykle potrzebna będzie pełna legalizacja konsularna. W relacjach z częścią państw apostille lub legalizacja bywa jednak w ogóle zbędna — np. na mocy prawa UE (rozporządzenie 2016/1191 dla części dokumentów) lub dwustronnych umów o pomocy prawnej.
Rola notariusza
Notariusz nie wydaje apostille (robi to właściwy organ), ale przygotuje dokument w formie nadającej się do apostille — np. wypis aktu lub poświadczenie — wyjaśni procedurę i wskaże, czy konieczne będzie tłumaczenie przysięgłe.
Zobacz też: Poświadczenie podpisu · Czynności notarialne · Kontakt.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji: . Aktualizacja: .