Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego to formalność, którą przy najmie okazjonalnym najłatwiej przeoczyć — i zarazem taka, której pominięcie kosztuje najwięcej. To jeden krótki dokument, ale bez niego cała, misternie zbudowana ochrona właściciela przestaje działać. Wyjaśniamy, czy zgłoszenie jest obowiązkowe, co dokładnie grozi za jego brak i jak krok po kroku dopełnić tego obowiązku.
Czy najem okazjonalny trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?
Tak — i to bezwarunkowo. Ustawa o ochronie praw lokatorów stanowi wprost: „Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu” (art. 19b ust. 1 u.o.p.l.).
Warto od razu odróżnić dwie rzeczy. Przy zwykłym najmie mieszkania nie ma obowiązku zgłaszania samej umowy do urzędu skarbowego. Obowiązek zgłoszenia umowy dotyczy właśnie najmu okazjonalnego — jest jednym z warunków, od których zależy, czy najem zachowa swój szczególny, „okazjonalny” charakter. Innymi słowy: zgłoszenie nie jest biurokratycznym dodatkiem, lecz elementem konstrukcji, obok trzech obowiązkowych załączników, które opisaliśmy w artykule Najem okazjonalny krok po kroku.
Obowiązek obciąża właściciela (wynajmującego). Najemca ma tu jedynie uprawnienie kontrolne: może żądać od właściciela przedstawienia potwierdzenia dokonania zgłoszenia (art. 19b ust. 2 u.o.p.l.). Wysokość czynszu nie ma znaczenia — czy wynosi on 3 000 zł, czy więcej, obowiązek i termin są takie same.
Do którego urzędu i w jakim terminie?
Tu kryją się dwie pułapki, w które łatwo wpaść.
Który urząd? Nie ten, w którego okręgu leży mieszkanie, lecz naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Jeśli więc wynajmuje Pani/Pan mieszkanie w Katowicach, ale mieszka w innej miejscowości, zgłoszenie kieruje się do „własnego” urzędu wynajmującego, a nie do urzędu katowickiego. To najczęstsza pomyłka przy tym obowiązku.
W jakim terminie? Ustawowe 14 dni liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy ani od dnia wizyty u notariusza. Jeżeli umowę podpisano wcześniej, a lokal wydano najemcy później, termin biegnie od faktycznego początku najmu (zwykle jest to data wskazana w umowie jako dzień jego rozpoczęcia). Zgłoszenie można złożyć również wcześniej — ustawa mówi „w terminie 14 dni”, więc wczesne złożenie daje bezpieczny bufor na wypadek problemów technicznych czy nieobecności.
Co się stanie, gdy nie zgłoszę umowy?
To pytanie, od którego naprawdę wszystko zależy. Skutek braku zgłoszenia opisuje sama ustawa: „W przypadku niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów art. 19c i art. 19d” (art. 19b ust. 3 u.o.p.l.).
Co to oznacza w praktyce? Art. 19d to serce najmu okazjonalnego — uproszczona procedura odzyskania lokalu oparta na akcie notarialnym o poddaniu się egzekucji. Jeżeli przepisów tych „nie stosuje się”, to:
- akt notarialny nie zadziała w trybie uproszczonym — nie da się przeprowadzić przyspieszonej ścieżki opróżnienia lokalu z art. 19d;
- odpada obowiązkowy załącznik — potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego jest jednym z trzech dokumentów, które trzeba dołączyć do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (art. 19d ust. 4 pkt 3 u.o.p.l.); bez zgłoszenia tego załącznika po prostu nie ma. Więcej o samej procedurze piszemy w artykule Zakończenie najmu okazjonalnego.
Skutek sięga jeszcze dalej. Cały szczególny reżim najmu okazjonalnego — w tym wyłączenie przepisów o najmie socjalnym i o okresie ochronnym (art. 14–16 u.o.p.l.) oraz brak prawa dłużnika do tymczasowego pomieszczenia (art. 25d pkt 2 u.o.p.l.) — ustawa uzależnia od tego, że właściciel dokonał zgłoszenia z art. 19b ust. 1 (art. 19e u.o.p.l.). Bez zgłoszenia najemca odzyskuje więc pełną ochronę lokatorską, tak jak przy zwykłym najmie.
Sama umowa pozostaje ważna — najem trwa dalej na zasadach ogólnych. Traci jednak to, po co w ogóle sięga się po formę okazjonalną: szybką i przewidywalną drogę odzyskania mieszkania.
Uwaga na popularną, ale błędną radę. W internecie można spotkać sugestię, by przekroczenie terminu „naprawić” czynnym żalem. Trzeba jednak pamiętać, że czynny żal to instytucja prawa karnego skarbowego, związana z obowiązkami podatkowymi, a zgłoszenie z art. 19b nie jest deklaracją podatkową. Nie należy więc zakładać, że czynny żal przywróci utracony skutek z art. 19c i 19d. Jeżeli termin przepadł, realną drogą na przyszłość jest zawarcie z najemcą nowej umowy najmu okazjonalnego — z nowym aktem notarialnym i tym razem terminowym zgłoszeniem.
Jak zgłosić najem okazjonalny — krok po kroku
Dobra wiadomość: sama czynność jest prosta.
Nie ma jednego, ogólnopolskiego druku. Ustawa nakłada obowiązek zgłoszenia, ale nie narzuca formularza — zgłoszenie to zwykłe pismo. Izby administracji skarbowej publikują wprawdzie wzory pomocnicze (można je znaleźć na stronach KAS), ale nie trzeba szukać „jedynego słusznego druku”; wystarczy zawiadomienie poprawne merytorycznie.
Zgłoszenie (oświadczenie właściciela) powinno zawierać co najmniej:
- oznaczenie urzędu — naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca zamieszkania właściciela;
- dane właściciela (wynajmującego) — imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres;
- dane najemcy — imię, nazwisko, ewentualnie PESEL;
- adres wynajmowanego lokalu;
- datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu;
- oświadczenie o zawarciu umowy najmu okazjonalnego ze wskazaniem podstawy prawnej (art. 19b u.o.p.l.);
- datę i własnoręczny podpis właściciela.
Zgłoszenie można złożyć na trzy sposoby: osobiście w urzędzie (koniecznie z potwierdzeniem na kopii — prezentatą), listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, albo elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Do zgłoszenia zwykle nie trzeba dołączać kopii umowy ani załączników notarialnych — wystarczy je wymienić, a udostępnić na żądanie urzędu; praktyka poszczególnych urzędów bywa jednak różna.
I najważniejsze na koniec tego kroku: zachowaj potwierdzenie złożenia. To nie formalność dla porządku — potwierdzenie będzie potrzebne dwukrotnie: jako dowód wobec najemcy, który może go zażądać (art. 19b ust. 2), oraz jako obowiązkowy załącznik wniosku o klauzulę wykonalności, gdyby doszło do odzyskiwania lokalu (art. 19d ust. 4 pkt 3).
Zgłoszenie umowy a podatek — to nie to samo
Na koniec rozprawmy się z najczęstszym nieporozumieniem. Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego z art. 19b to co innego niż rozliczenie podatku od najmu. To pierwsze wynika z ustawy o ochronie praw lokatorów i służy zachowaniu ochrony właściciela; to drugie wynika z przepisów podatkowych i dotyczy przychodu.
Dla porządku, krótko o stronie podatkowej: od 2023 r. przychody z najmu prywatnego (poza działalnością gospodarczą) rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych — stawka wynosi 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Nie składa się już osobnego oświadczenia o „wyborze formy opodatkowania” — dla najmu prywatnego zmiana nastąpiła automatycznie i innej formy po prostu nie ma. Ryczałt wpłaca się w trakcie roku (miesięcznie lub kwartalnie), a po jego zakończeniu składa roczne zeznanie PIT-28.
To już jednak odrębna materia — szczegóły rozliczenia i indywidualną sytuację najlepiej potwierdzić u doradcy podatkowego lub na stronie podatki.gov.pl. Dla porządku prawnego wystarczy zapamiętać jedno: zgłoszenie umowy w ciągu 14 dni to warunek ochrony z najmu okazjonalnego, a nie zapłata ani rozliczenie podatku — i jednego nie da się zastąpić drugim. Kaucji i innym formalnościom umownym poświęciliśmy osobny tekst: Kaucja przy najmie okazjonalnym.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725): art. 14–16, art. 19b (ust. 1, 2, 3), art. 19c, art. 19d (w tym ust. 4 pkt 3), art. 19e, art. 25d pkt 2.
- Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne — w zakresie opodatkowania najmu prywatnego ryczałtem (stan od 2023 r.).
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji: . Aktualizacja: .