Najem okazjonalny to szczególny rodzaj najmu mieszkania, który ma ułatwić właścicielowi odzyskanie lokalu po zakończeniu umowy. Działa jednak tylko wtedy, gdy dopełni się kilku ściśle określonych formalności — a pominięcie choćby jednej z nich pozbawia całą konstrukcję jej mocy. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jakie dokumenty trzeba przygotować, jaka jest w tym rola notariusza i dlaczego 14-dniowe zgłoszenie do urzędu skarbowego bywa najważniejszą kartką w całej teczce.
Czym jest najem okazjonalny i kto może z niego skorzystać
Umowa najmu okazjonalnego to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którą może zawrzeć wynajmujący będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego — dalej „u.o.p.l.”).
Tym najem okazjonalny różni się od najmu instytucjonalnego (art. 19f u.o.p.l.), który zastrzeżono dla podmiotów wynajmujących lokale w ramach działalności gospodarczej. Jeżeli więc wynajmuje Pani/Pan prywatne mieszkanie i nie robi tego „zawodowo”, to najem okazjonalny jest właściwą ścieżką.
Sens tej konstrukcji jest praktyczny: w zamian za dopełnienie kilku formalności właściciel dostaje szybszą drogę do odzyskania lokalu po zakończeniu najmu, bez konieczności prowadzenia zwykłego procesu o eksmisję. Właśnie dlatego formalności te są tak ważne — każda z nich jest cegiełką, bez której cała konstrukcja się nie składa. Poniżej rozkładamy je po kolei.
Trzy obowiązkowe załączniki — serce umowy
To, co odróżnia najem okazjonalny od zwykłego najmu, mieści się w trzech dokumentach dołączanych do umowy (art. 19a ust. 2 u.o.p.l.). Bez nich mamy do czynienia ze zwykłą umową najmu — ważną, ale bez „przyspieszonej” ścieżki odzyskania lokalu.
1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 pkt 1)
Najemca składa w formie aktu notarialnego oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To ten dokument sprawia, że po zakończeniu najmu właściciel nie musi prowadzić zwykłego procesu o eksmisję.
Jak wygląda to w praktyce? Najemca umawia się do kancelarii notarialnej i zabiera ze sobą dowód tożsamości oraz umowę najmu (lub jej projekt), bo notariusz musi znać treść zobowiązania, którego dotyczy oświadczenie. Notariusz ustala treść oświadczenia, poucza najemcę o skutkach poddania się egzekucji i sporządza akt.
Ustawa ogranicza koszt tej czynności: wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7 u.o.p.l.). To rozwiązanie celowo trzyma opłatę na niskim, przewidywalnym poziomie.
2. Wskazanie lokalu zastępczego (art. 19a ust. 2 pkt 2)
Najemca wskazuje inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby musiał opuścić wynajmowane mieszkanie. Chodzi o to, by egzekucja obowiązku opróżnienia nie prowadziła do bezdomności — najemca z góry deklaruje, dokąd się przeniesie.
3. Zgoda właściciela lokalu zastępczego (art. 19a ust. 2 pkt 3)
Do umowy dołącza się oświadczenie właściciela lokalu zastępczego (lub osoby mającej do niego tytuł prawny) o zgodzie na zamieszkanie tam najemcy. Na żądanie wynajmującego podpis pod tą zgodą powinien być poświadczony notarialnie — i to również jest czynność, którą wykonuje notariusz.
Kluczowa uwaga: brak któregokolwiek z tych trzech elementów nie unieważnia umowy jako takiej. Umowa najmu nadal obowiązuje — ale nie działa jako najem okazjonalny. Oznacza to pełną ochronę lokatora wynikającą z ustawy i utratę całej „przyspieszonej” ścieżki, po którą właściciel sięga właśnie po to, żeby zawrzeć najem okazjonalny. Więcej o tym, jak to wygląda na końcu najmu, piszemy w artykule Zakończenie najmu okazjonalnego.
Co zrobić, gdy lokal zastępczy przestanie być dostępny
Sytuacja z lokalem zastępczym może się zmienić — najemca może np. utracić możliwość zamieszkania w miejscu, które wcześniej wskazał. Ustawa przewiduje wtedy obowiązek działania: najemca ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu zastępczego i przedstawienie zgody jego właściciela (art. 19a ust. 3 u.o.p.l.).
Jeżeli tego nie zrobi, wynajmujący może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 5 u.o.p.l.). Warto pilnować tego terminu, bo aktualne wskazanie lokalu zastępczego jest jednym z filarów, na których stoi cała konstrukcja.
W jakiej formie zawrzeć umowę
Sama umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6 u.o.p.l.). Ustne ustalenia czy wymiana wiadomości nie wystarczą — aneks do umowy, zmiana czynszu czy przedłużenie okresu najmu również powinny mieć formę pisemną, inaczej są nieważne.
Co się stanie, gdy nie zgłoszę umowy do urzędu skarbowego?
To pytanie zadaje w kancelarii wielu właścicieli — i słusznie, bo tu popełnia się najczęstszy, a zarazem najbardziej kosztowny błąd. Wynajmujący ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1 u.o.p.l.). Najemca może przy tym żądać od właściciela okazania potwierdzenia takiego zgłoszenia (art. 19b ust. 2 u.o.p.l.).
Skutek zaniechania jest surowy. Ustawa stanowi wprost: „W przypadku niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów art. 19c i art. 19d” (art. 19b ust. 3 u.o.p.l.). To właśnie art. 19d opisuje uproszczoną procedurę odzyskania lokalu. Innymi słowy: bez zgłoszenia najem formalnie przestaje być „okazjonalny” w swojej najważniejszej części — właściciel traci przyspieszoną ścieżkę i wraca na grunt ogólnych przepisów o ochronie lokatorów.
Ma to bardzo praktyczne przełożenie na koniec najmu. Potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego jest obowiązkowym załącznikiem wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (art. 19d ust. 4 pkt 3 u.o.p.l.). Bez tego dokumentu sąd nie ma kompletu wymaganych załączników, a uproszczona eksmisja jest formalnie zamknięta. Zgłoszenie w terminie 14 dni to zatem nie biurokratyczny drobiazg, lecz warunek, od którego zależy cała ochrona właściciela. Temu obowiązkowi — jak i gdzie złożyć zgłoszenie oraz co grozi za jego brak — poświęciliśmy osobny, szczegółowy artykuł Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
Kto oprócz najemcy — osoby zamieszkujące razem z nim
Żądanie opróżnienia lokalu, którym kończy się najem okazjonalny, obejmuje „najemcę i osoby z nim zamieszkujące” (art. 19d ust. 3 pkt 3 u.o.p.l.). Dobrą praktyką jest więc, by imiennie objąć domowników — zarówno oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, jak i zgodą właściciela lokalu zastępczego. Przy parach warto rozważyć konstrukcję współnajmu, w której każdy z najemców składa własny akt notarialny. Dzięki temu procedura na końcu najmu nie natrafia na lukę dotyczącą osoby, która mieszka w lokalu, a nie była nią formalnie objęta.
Lista kontrolna wynajmującego
Zanim uznają Państwo umowę najmu okazjonalnego za kompletną, warto sprawdzić siedem punktów:
- Status stron — wynajmujący jest osobą fizyczną, która nie wynajmuje lokali w ramach działalności gospodarczej; umowa dotyczy lokalu mieszkalnego.
- Czas oznaczony — umowa zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
- Forma pisemna — umowa (i każdy jej aneks) sporządzona na piśmie.
- Akt notarialny — najemca złożył oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego.
- Lokal zastępczy — najemca wskazał lokal zastępczy i dołączył zgodę jego właściciela (na żądanie — z podpisem poświadczonym notarialnie).
- Zgłoszenie do US — zgłoszenie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego dokonane w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu; potwierdzenie zachowane.
- Domownicy — osoby zamieszkujące z najemcą objęte oświadczeniami i zgodą właściciela lokalu zastępczego.
Odrębnym, częstym źródłem sporów jest kaucja — jej wysokość, zwrot i modne, choć ryzykowne klauzule o „przepadku”. Poświęciliśmy jej osobny tekst: Kaucja przy najmie okazjonalnym.
Podstawa prawna i orzecznictwo
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725): art. 19a (w tym ust. 1, 2, 3, 6, 7), art. 19b (w tym ust. 1, 2, 3), art. 19d (w tym ust. 3, ust. 4 pkt 3, ust. 5), art. 19f.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji: . Aktualizacja: .