Oba te rodzaje najmu łączy ten sam cel: dać wynajmującemu szybszą, prostszą drogę do odzyskania lokalu po zakończeniu umowy niż zwykły, długotrwały proces o eksmisję. Oba też opierają się na tym samym filarze — oświadczeniu najemcy złożonym w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Różni je natomiast to, kto może z nich skorzystać oraz kilka istotnych formalności. Poniżej porządkujemy te różnice, bo od właściwego wyboru zależy, czy cała konstrukcja w ogóle zadziała.
Kto może być wynajmującym — to pierwsze rozgraniczenie
To właśnie status wynajmującego decyduje, która ścieżka jest dla Państwa właściwa.
Najem okazjonalny zastrzeżono dla wynajmującego będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego — dalej „u.o.p.l.”). To typowa umowa dla osoby prywatnej, która wynajmuje jedno czy dwa mieszkania „po godzinach”, nie „zawodowo”.
Najem instytucjonalny przeznaczono z kolei dla wynajmującego prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali — może nim być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.). To narzędzie dla firm zarządzających najmem, deweloperów oferujących mieszkania na wynajem czy funduszy.
Jeżeli więc wynajmują Państwo prywatne mieszkanie i nie robią tego w ramach firmy — właściwy jest najem okazjonalny. Jeżeli najem jest elementem prowadzonej działalności gospodarczej — w grę wchodzi najem instytucjonalny.
Limit czasu trwania umowy — 10 lat czy bez ograniczenia
W najmie okazjonalnym umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1 u.o.p.l.).
W najmie instytucjonalnym również obowiązuje forma umowy na czas oznaczony, ale ustawa wprost wyłącza stosowanie art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego (art. 19f ust. 2 u.o.p.l.). W praktyce oznacza to, że umowę najmu instytucjonalnego można zawrzeć na okres dłuższy niż 10 lat — przepis o automatycznym „przekształceniu” długiego najmu w umowę na czas nieoznaczony tu nie działa. To realne udogodnienie dla najmu długoterminowego prowadzonego profesjonalnie.
Lokal zastępczy — jest tylko przy najmie okazjonalnym
To jedna z najważniejszych różnic praktycznych.
Przy najmie okazjonalnym najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie konieczności opuszczenia wynajmowanego mieszkania, oraz dołączyć oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na takie zamieszkanie (art. 19a ust. 2 pkt 2 i 3 u.o.p.l.). To często najtrudniejszy do zebrania załącznik.
Przy najmie instytucjonalnym obowiązku wskazania lokalu zastępczego nie ma. Zamiast tego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji zawiera klauzulę, że nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego (art. 19f ust. 3 u.o.p.l.). Konstrukcja jest więc dla najemcy „twardsza”, ale dla wynajmującego prostsza w obsłudze.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego — obowiązek tylko w najmie okazjonalnym
Przy najmie okazjonalnym wynajmujący ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1 u.o.p.l.) — bez tego zgłoszenia traci przyspieszoną ścieżkę odzyskania lokalu. Pisaliśmy o tym szczegółowo w artykule Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
W najmie instytucjonalnym takiego obowiązku ustawa nie przewiduje — rozdział o najmie instytucjonalnym nie zawiera odpowiednika art. 19b. To logiczne: najem instytucjonalny z definicji jest elementem działalności gospodarczej.
Kaucja — wbrew obiegowej opinii taka sama
Często słyszy się, że najem instytucjonalny pozwala na niższą kaucję. To nieporozumienie. W obu rodzajach najmu kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu (art. 19a ust. 4 u.o.p.l. dla okazjonalnego; art. 19f ust. 4 u.o.p.l. dla instytucjonalnego). Wysokość kaucji nie jest więc cechą różnicującą te umowy. O zasadach kaucji i ryzykownych klauzulach o jej „przepadku” piszemy w tekście Kaucja przy najmie okazjonalnym.
Co jest wspólne — rola notariusza i oświadczenie o poddaniu się egzekucji
W obu rodzajach najmu sercem konstrukcji jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. To dzięki niemu — po zakończeniu umowy — wynajmujący sięga po klauzulę wykonalności zamiast prowadzić zwykły proces eksmisyjny. Mechanizm samego poddania się egzekucji wyjaśniamy w artykule Oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 777).
Ustawa chroni przy tym najemcę przed wysokim kosztem tej czynności: wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę — i to zarówno przy najmie okazjonalnym (art. 19a ust. 7 u.o.p.l.), jak i instytucjonalnym (art. 19g u.o.p.l.).
Jest jeszcze trzecia, pokrewna konstrukcja — najem instytucjonalny z dojściem do własności (art. 19k–19s u.o.p.l.), w którym wynajmujący zobowiązuje się przenieść własność lokalu na najemcę najpóźniej w dniu zakończenia umowy. To odrębny temat, o którym napiszemy osobno.
Porównanie w pigułce
| Cecha | Najem okazjonalny | Najem instytucjonalny |
|---|---|---|
| Wynajmujący | osoba fizyczna bez działalności w najmie | przedsiębiorca (najem w ramach działalności) |
| Maks. czas trwania | 10 lat | brak limitu 10 lat |
| Lokal zastępczy | wymagany + zgoda jego właściciela | niewymagany (klauzula o braku najmu socjalnego) |
| Zgłoszenie do US (14 dni) | tak | nie |
| Oświadczenie o poddaniu się egzekucji (akt notarialny) | tak | tak |
| Kaucja | do 6× czynszu | do 6× czynszu |
Który wariant wybrać
Odpowiedź niemal zawsze wynika wprost ze statusu wynajmującego: osoba prywatna wynajmująca swoje mieszkanie korzysta z najmu okazjonalnego, a podmiot wynajmujący lokale w ramach działalności gospodarczej — z najmu instytucjonalnego. Nie jest to zatem swobodny wybór „co wygodniejsze”, lecz konsekwencja tego, kim jest wynajmujący. Gdy mają Państwo wątpliwości, do której kategorii należą, warto ustalić to przed wizytą u notariusza — od tego zależy treść całego kompletu dokumentów.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725): art. 19a (ust. 1, 2, 4, 7), art. 19b ust. 1, art. 19f (ust. 1, 2, 3, 4), art. 19g, art. 19k–19s.
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny: art. 661 § 1.
Zobacz też: Najem okazjonalny krok po kroku · Kaucja przy najmie okazjonalnym · Zakończenie najmu okazjonalnego · Oświadczenie o poddaniu się egzekucji (777) · Czynności notarialne · Kontakt.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji: .